Mail Kutusundan ERP’ye: Lojistikte Konşimento Talimatı Otomasyonu
Özet: Lojistik firmaları her gün farklı formatlarda yükleme talimatları alıyor: rezervasyon talepleri, konşimento talimatları, hava kargo belgeleri, CMR’ler. Documind bu belgelerden yapılandırılmış veri çıkararak otomasyon katmanınıza (RPA, özel yazılım veya workflow araçları) hazır hale getiriyor. Sonuç: Daha hızlı işlem, daha az hata ve veri girişi yerine eskale edilen senaryolara odaklanan operasyon ekipleri.
Yükleme Talimatları Neden Zor İşleniyor?
Lostik sektöründe deniz, hava veya kara taşımacılığı fark etmeden, benzer bir zorluk yaşanıyor: Yükleme talimatları farklı kaynaklardan, farklı formatlarda geliyor.
Operasyon ekipleri sürekli belge akışıyla karşı karşıya:
- Deniz: Konşimento talimatları, rezervasyon onayları, tehlikeli madde beyanları
- Hava: Hava konşimentosu talimatları, güvenlik beyanları, yükletici mektupları
- Kara: CMR taşıma belgeleri, teslimat emirleri, nakliye talimatları
Her müşteri kendi formatında belge gönderiyor. Bazıları düzenli PDF kullanırken, bazıları taranmış görüntü hatta fotoğraf gönderiyor. E-posta ekleri de farklılık gösteriyor; bazen tek bir talimat, bazen paketleme listeleri, sertifikalar veya tehlikeli ürün formlarıyla birlikte.
Üzerine ülke bazlı gereksinimleri de hesaba katınca (belirli varış noktaları için zorunlu vergi numaraları, özel adres formatları, güzergaha göre değişen uyumluluk alanları) manuel işlemler ölçeklenemeyen bir darboğaza dönüşüyor.
Documind’ın Rolü
Documind, belge işleme katmanını üstleniyor: Belgeleri sınıflandırma ve yapılandırılmış veri çıkarma. Sonraki adımlar, yani veriyi ERP’ye aktarma, iş akışlarını tetikleme ve istisnaları yönetme, sizin otomasyon katmanınıza kalıyor. Bu ister RPA, ister özel entegrasyon, ister workflow araçları olsun.
Belge Sınıflandırma
Belgeler geldiğinde Documind neyle karşı karşıya olduğunuzu belirliyor:
- Bu ana yükleme talimatı mı yoksa destekleyici bir belge mi?
- Ekte tehlikeli madde beyanı var mı?
- İşaretlenmesi gereken geçersiz ek kombinasyonları var mı?
Bu sınıflandırma, otomasyon mantığınıza besleniyor. Otomasyon belgeleri buna göre yönlendirebilir veya red yanıtlarını göndericilere iletebilir.
Yapılandırılmış Veri Çıkarma
Documind, belgeleri lojistik operasyonları için tasarlanmış şemalara göre işliyor ve ihtiyacınız olan alanları çıkarıyor:
- Referans numaraları: Booking numarası, Konşimento numarası, AWB numarası, CMR numarası
- Taraflar: Gönderici (Shipper), Alıcı (Consignee), İhbar Tarafı (Notify Party) - birden fazla ihbar tarafı da destekleniyor
- Güzergah: Çıkış noktası, Varış noktası, Aktarma noktaları, Teslim Alma Yeri, Teslim Yeri
- Yük detayları: Konteyner/ünite numaraları, kap adetleri, brüt ağırlık, mal kodları, boyutlar
- Özel yükler: Tehlikeli madde sınıflandırmaları, sıcaklık gereksinimleri, büyük boyutlu yük ölçüleri
Her çıkarılan alan bir güven skoru ile birlikte geliyor. Otomasyonunuz bu skorları kullanarak neyin otomatik akacağına, neyin insan incelemesine yönlendirileceğine karar verebilir.
İş Kuralı Doğrulaması
Otomasyonunuz veriyi ERP’ye göndermeden önce, Documind iş kurallarınıza göre doğrulama yapabilir:
- Taraf belirleme: Gönderici bir freight forwarder mı? E-posta alan adı gönderici adıyla eşleşiyor mu?
- Belge türü tespiti: Orijinal Konşimento mu, Deniz Taşıma Senedi mi, Express Release mı? Hava Konşimentosu mu, House AWB mi?
- Referans format kontrolü: Booking numaraları şirketinizin ön ek kurallarına uyuyor mu?
- Ülke bazlı gereksinimler: Varış ülkesi için zorunlu alanlar mevcut mu?
- Müşteri eşleştirme: Talimat mevcut bir müşteri kaydına bağlanabiliyor mu?
Doğrulama sonuçları yapılandırılmış çıktı olarak dönüyor, otomasyonunuzun üzerinde işlem yapmasına hazır.
Karmaşık Senaryoların Yönetimi
Lojistik belgelerinde uç durumlar kaçınılmaz. Documind bunları işliyor ve ilgili veriyi yüzeye çıkarıyor:
Tehlikeli Maddeler: UN numaraları, uygun taşıma adları, tehlike sınıfları, paketleme grupları ve acil durum iletişim bilgileri tüm taşıma modlarındaki DG beyanlarından çıkarılıyor.
Sıcaklık Kontrollü Yükler: Deniz taşımacılığında soğutuculu konteynerler veya hava kargoda sıcaklık kontrollü sevkiyatlar olsun, Documind sıcaklık ayarlarını, havalandırma gereksinimlerini ve kabul edilebilir aralıkları yakalıyor.
Büyük Boyutlu Yükler: Denizde ölçü dışı boyutlar, havada ağır/büyük boyutlu beyanlar ve karayolunda istisnai yük spesifikasyonları, hepsi sonraki işlemler için yakalanıyor.
Revizyonlar: Documind, daha önce işlenmiş bir talimatla aynı referans numarasına sahip bir belge işlediğinde, bunu revizyon olarak işaretliyor. Otomasyonunuz kopya oluşturmak yerine mevcut kayıtları güncelleyebilir.
İstisna Senaryoları
Bazı senaryolar her zaman insan değerlendirmesi gerektirmeli. Documind bunları belirliyor, böylece otomasyonunuz uygun şekilde yönlendirebilir:
- E-posta metadata’sı ile belge içeriği arasında eşleşmeyen referans numaraları
- Belirli varış noktaları için kısıtlı yük türleri
- Rezervasyonla eşleşmeyen konteyner veya ünite özellikleri
- Varış ülkesi için eksik zorunlu alanlar
- Kritik veri noktalarında düşük güven skorları
Bu durumların nasıl ele alınacağına otomasyon katmanınız karar veriyor: inceleme kuyruğuna alma, onaya gönderme veya belirli ekiplere iletme.
Sonuç
Yükleme talimatı iş akışınızda belge işleme için Documind kullandığınızda:
- İşlem süresi düşüyor: Talimat başına 15-20 dakikadan, veri çıkarma için saniyelere
- Hatalar azalıyor: Yapılandırılmış çıkarım, yazım ve aktarım hatalarını ortadan kaldırıyor
- Kapasite artıyor: Belgeler personel müsait olduğunda değil, geldiklerinde işleniyor
- Uyumluluk iyileşiyor: Ülke bazlı kurallar tutarlı şekilde doğrulanıyor
- Denetim izi oluşuyor: Her çıkarım güven skorları ve alan bazlı kaynak referansları içeriyor
Deniz, hava ve kara sevkiyatlarında günlük yüzlerce talimat işleyen lojistik operasyonları için bu, müşteri hizmetleri ve istisna yönetimine ayrılabilecek ciddi bir kapasite demek.
İş Akışınıza Belge İşleme Katmak İster misiniz?
Documind, tüm taşıma modlarındaki yükleme talimatlarından yapılandırılmış ve doğrulanmış veri çıkarıyor. Mevcut otomasyonunuzla (RPA, özel yazılım veya workflow araçları) entegre ederek ölçeklenebilir uçtan uca işleme oluşturabilirsiniz.