İş akışı · Satış ve sipariş masası
E-postadaki siparişler doğrudan ERP'nize
E-posta metnindeki, PDF'teki veya Excel tablosundaki siparişler ERP siparişine dönüşür. Ürün, adet ve fiyat kontrol edilir.
E-posta metni
E-posta metnindeki sipariş
“MG-220 üründen 40 adet, cuma gününe kadar.”
Ek dosya
PDF satın alma siparişi
“PO-2026-1187, imzalı, 3 satır.”
Tablo (Excel)
Excel sipariş tablosu
“siparis-satirlari.xlsx, her ürün bir satır.”
Nasıl çalıştığını görün
Baştan sona tek bir örnek. Documind sorduğunda cevaba dokunun.
1 · Gelen kutusu
Marmara Gıda
Sipariş PO-2026-1187
Merhaba, MG-220 üründen 40 adet lütfen cuma gününe kadar gönderin. Sipariş formu ekte. Teşekkürler, Deniz
Ekler
- PO-2026-1187.pdf
- siparis-satirlari.xlsx
2 · DOCUMIND
- E-posta metnini okur
- PDF siparişi okur
- Excel tabloyu okur, 3 satır
- MG-220 ürün listenizde varGeçti
- 1.250,00 TL fiyat sözleşmeyle aynıGeçti
- E-posta 40 diyor, tablo 45 diyorBir kişiye soruldu
DOCUMIND soruyor
E-posta 40 adet diyor. Tablo 45 adet diyor. Hangisi doğru?
Bir çalışma arkadaşınız 40 seçti
3 · Sistemleriniz
SO-2026-0412 satış siparişi açıldı
- Müşteri: Marmara Gıda
- MG-220: 40 adet, birim fiyat 1.250,00 TL
- MG-114: 12 adet, birim fiyat 860,00 TL
- MG-305: 6 adet, birim fiyat 2.100,00 TL
- Teslim: Cum 16.10.2026
- Yanıt taslağı hazır: “MG-220 için 40 adet onaylandı, teslim cuma.”
- Satış ekibine görev açıldı: adet onaylandı
Metin olarak oku
- Marmara Gıda'dan sipariş kutusuna bir e-posta gelir. Ekinde bir PDF sipariş ve bir Excel tablo var.
- Documind mesajı, PDF'i ve tabloyu okur.
- MG-220 ürününün listenizde olduğunu ve fiyatın sözleşmeyle aynı olduğunu kontrol eder.
- E-posta 40 adet, tablo 45 adet diyor. Bu yüzden bir kişiye sorar.
- Bir çalışma arkadaşınız 40'ı seçer.
- SO-2026-0412 satış siparişi ERP'ye yazılır, yanıt taslağı hazırlanır ve satış ekibine görev açılır.
Ne gelir, neyi kontrol eder, nereye gider
1 · Ne gelir
- E-posta metnindeki sipariş E-posta metni
- PDF satın alma siparişi Ek dosya
- Excel sipariş tablosu Tablo (Excel)
2 · Neyi kontrol eder
-
Her ürün kodu sizin ürünlerinizden birine karşılık geliyor.
Geçti MG-220 ürün listenizde var, satır 220. -
Fiyat, bu müşteriyle anlaştığınız listeyle aynı.
Geçti 1.250,00 TL. Sözleşme fiyat listesi, satır 12. -
E-posta ve tablo aynı adedi istiyor.
Bir kişiye soruldu E-posta 40 adet diyor. Tablo 45 adet diyor.
3 · Nereye gider
- Satış siparişi ERP'nize yazıldı
- Müşteriye onay e-postası taslağı hazırlandı
Gelir · Okur · Kontrol eder · Emin değilse sorar · Yazar · Örnek veri
Tek sipariş, bakılacak üç yer
Bir sipariş çoğu zaman parça parça gelir. İstek e-postada, satırlar PDF'te, adetler Excel'dedir. Documind bunları yan yana koyar.
-
E-postadaki adet Tablodaki adet
Farklıysa doğru olanı bir kişi seçer.
-
Müşterinin kendi ürün kodu Ürün listeniz
Her kod sizin ürünlerinizden birine karşılık gelir.
-
Siparişteki fiyat Bu müşterinin fiyat listesi
Farklı bir fiyat bir kişiyi bekler.
-
Müşterinin istediği tarih Teslim süreleriniz
Yetişemeyeceğiniz bir tarih bir kişiye gider.
-
Sipariş numarası Mevcut siparişleriniz
Aynı sipariş asla iki kez girilmez.
Ne kadar dikkatli olacağına siz karar verirsiniz
Daha dikkatli ayar, ekibinize daha çok soru demektir. Daha rahat ayar, kendi başına biten daha çok iş demektir. Yanlış cevaplar her iki durumda da engellenir.
- Kendi başına bitti
- 4
- Ekibinize soruldu
- 2
- Kural engelledi
- 1
- MüşteriMarmara GıdaKendi başına bitti
- Müşteri vergi numarası6180047392Kendi başına bitti
- Sipariş numarasıPO-2026-1187Kendi başına bitti
- MG-220 fiyatı1.250,00 TLKendi başına bitti
- Teslim (“cuma”)16.10.2026Ekibinize soruldu
- MG-220 adedi40 veya 45Ekibinize soruldu
- 3. satır ürün koduMG-3050 (listenizde yok)Kural engelledi
Bu bir çizimdir, ölçülmüş bir oran değildir. Örnek veri.
Veri nereye gider
Documind kontrol edilmiş sonucu zaten kullandığınız sistemlere yazar.
- ERP'nizde satış siparişi
-
SAP'ye yazılır - Müşteriye yanıt taslağı
- Satış ekibine görev
- Belirsiz siparişler soruyla birlikte bir kişiye
API çağrısı veya webhook alabilen her sistem.
Hangi ekipler kullanır
-
Üretim
Müşteri siparişleri, tedarikçi faturaları, irsaliye fotoğrafları ve malzeme sertifikaları okunur, kontrol edilir ve ERP'nize yazılır.
-
Perakende ve tüketim ürünleri
Tedarikçi faturaları, ürün bilgi formları, iade e-postaları ve mağaza fotoğrafları okunur, kontrol edilir ve iş sisteminizde tamamlanır.
-
Lojistik ve dış ticaret
Rezervasyon e-postaları, teslim fotoğrafları ve navlun tabloları okunur, kontrol edilir ve iş sisteminizde tamamlanır.
Verileriniz sizde kalır
- Kendi sunucularınızda çalışır. Hiçbir şey dışarıdaki bir yapay zeka hizmetine gönderilmez.
- İnternet olmadan, sahibi olduğunuz yapay zeka modelleriyle çalışır.
- Her adım kaydedilir ve sonradan değiştirilemez. Denetçiler kimin neyi ne zaman onayladığını görür.
- GDPR ve KVKK ile uyumlu
- SOC 2 Type II süreci devam ediyor
Sık sorulan sorular
Müşteri kendi ürün kodlarını kullanırsa ne olur?
Documind'a onların kodlarını sizinkilerle eşleyen kısa bir liste verirsiniz. Bu listeyi her müşteri için bir kez hazırlarsınız. Sonra her sipariş bu listeyi kullanır.
E-posta ile ekteki belge farklı şey söylerse ne olur?
Documind tahmin etmez. Bir kişiye sorar ve iki değeri de gösterir. Her değer geldiği yeri tam olarak gösterir, bu yüzden kontrol birkaç saniye sürer.
Müşteriye yanıtı kendisi gönderir mi?
Yalnızca siz açarsanız. Varsayılan olarak Documind yanıt taslağını hazırlar, bir kişi gönderir. Hangi siparişlere yanıt gideceğini siz seçersiniz.
Siparişi hangi listelerle kontrol eder?
Ürün listeniz, fiyat listeleriniz ve teslim süreleriniz. Çoğu ekip ERP'den alınmış bir Excel dosyası kullanır. Ne sıklıkla güncelleneceğine siz karar verirsiniz.
Farklı dillerdeki siparişleri, faksları ve el yazısı formları okuyabilir mi?
Evet. Birçok dilde okur; el yazısını ve aksanlı harfleri de. Vergi numaraları kontrol haneleriyle doğrulanır. Üç farklı yapay zeka modeli her değeri okur ve aynı sonuca varmalı. Faks veya el yazısı formda okuyabildiğini okur, kalanını sorar.
Sürecinizi birlikte keşfedelim. İlk iş akışınızı demoda canlıya alalım.
Demoda müşteri siparişlerinin satış ekibinize bugün nasıl ulaştığına birlikte bakalım. Ardından ilk sipariş iş akışınızı kendi sistemlerinizde canlıya alalım.
İlgili sayfalar
Karşılaştırmalar
Teknik ekip misiniz? API'yi ve kontrollerin nasıl çalıştığını görün