İş akışı · Borç hesapları
Tedarikçi faturaları: kontrol edilir, kaydedilir
Faturaları hangi biçimde olursa olsun gönderin. Documind onları sipariş ve teslimatlarınızla karşılaştırır, doğru olanları kaydeder.
Tarama veya faks
Taranmış kâğıt fatura
“INV-2026-0418 numaralı fatura, kaşeli ve imzalı.”
Fotoğraf
Telefonla çekilmiş fatura fotoğrafı
“Depo kapısında çekildi.”
Ek dosya
Yurt dışından gelen PDF fatura
“E-postayla geldi, euro cinsinden.”
Nasıl çalıştığını görün
Baştan sona tek bir örnek. Documind sorduğunda cevaba dokunun.
1 · Gelen kutusu
Atlas Lojistik A.Ş.
Mart taşıma bedeli, fatura INV-2026-0418
Merhaba, mart ayı faturamız ektedir. İyi çalışmalar.
Ekler
- fatura-INV-2026-0418.pdf
2 · DOCUMIND
- E-postayı okur
- Taranmış faturayı okur
- PO-2026-1187 siparişini bulur
- Toplam = satırlar + KDVGeçti
- IBAN geçerliGeçti
- Vade tarihi: bir rakamın üstünde kaşe varBir kişiye soruldu
DOCUMIND soruyor
Vade tarihi 15.03.2026 mı, 16.03.2026 mı?
Bir çalışma arkadaşınız 15.03.2026 seçti
3 · Sistemleriniz
Tedarikçi faturası kaydedildi
- Tedarikçi: Atlas Lojistik A.Ş.
- Fatura: INV-2026-0418
- Toplam: 48.000,00 TL
- Vade: 15.03.2026
- Ödeme 15.03.2026 tarihine planlandı
- Tarama faturayla birlikte arşivlendi
Metin olarak oku
- Atlas Lojistik'ten taranmış faturalı bir e-posta gelir.
- Documind e-postayı ve taramayı okur, eşleşen siparişi bulur.
- Toplamın satırlar artı KDV'ye eşit olduğunu ve IBAN'ın geçerli olduğunu kontrol eder.
- Vade tarihindeki bir rakamın üstünde kaşe var. Bu yüzden bir kişiye sorar: 15 Mart mı, 16 Mart mı?
- Bir çalışma arkadaşınız 15.03.2026'yı seçer.
- Fatura ERP'ye yazılır ve ödeme o tarihe planlanır.
Ne gelir, neyi kontrol eder, nereye gider
1 · Ne gelir
- Taranmış kâğıt fatura Tarama veya faks
- Telefonla çekilmiş fatura fotoğrafı Fotoğraf
- Yurt dışından gelen PDF fatura Ek dosya
2 · Neyi kontrol eder
-
Toplam, satırlar artı KDV'ye eşit.
Geçti 40.000,00 + 8.000,00 KDV = 48.000,00. -
Her satır, sınırınız içinde sipariş ve teslimatla eşleşiyor.
Kural engelledi 2. satır sipariş fiyatından %5 yüksek. Sınırınız %2. -
Aynı fatura daha önce ödenmemiş.
Geçti Bu tedarikçi, numara ve tutarla daha önce fatura yok.
3 · Nereye gider
- SAP'ye veya ERP'nize yazıldı
- Uyuşmayanlar nedeniyle birlikte muhasebe ekibine gitti
Gelir · Okur · Kontrol eder · Emin değilse sorar · Yazar · Örnek veri
Üçlü eşleştirme: fatura, sipariş ve irsaliye
Documind her fatura satırını siparişinizin ve irsaliyenin yanına koyar. Eşleşen satırlar onaylanır. Eşleşmeyen satır bir kişiyi bekler.
-
Faturadaki adet Teslim alınan adet
Teslim aldığınızdan fazlası faturalanmaz.
-
Faturadaki fiyat Siparişteki fiyat
Fiyat sınırınız içinde kalır, örneğin %2.
-
Her satırdaki KDV Siparişteki vergi kodu
KDV oranı siparişle aynıdır.
-
Tedarikçi vergi numarası Tedarikçi listeniz
Vergi numarası geçerlidir ve tedarikçi listenizde kayıtlıdır.
-
Fatura numarası ve tutarı Geçmiş ödemeler
Aynı fatura asla iki kez ödenmez.
-
Faturadaki IBAN Kayıtlı IBAN
Değişmiş bir IBAN doğrudan ödemeye değil, bir kişiye gider.
Ne kadar dikkatli olacağına siz karar verirsiniz
Daha dikkatli ayar, ekibinize daha çok soru demektir. Daha rahat ayar, kendi başına biten daha çok iş demektir. Yanlış cevaplar her iki durumda da engellenir.
- Kendi başına bitti
- 4
- Ekibinize soruldu
- 2
- Kural engelledi
- 1
- Tedarikçi vergi numarası4820193752Kendi başına bitti
- Fatura numarasıINV-2026-0418Kendi başına bitti
- Toplam48.000,00 TLKendi başına bitti
- Sipariş numarasıPO-2026-1187Kendi başına bitti
- Vade tarihi15.03.2026Ekibinize soruldu
- 3. satır teslim adedi46 veya 48Ekibinize soruldu
- IBANTR22 0001 0002 0123 4567 8900 07Kural engelledi
Bu bir çizimdir, ölçülmüş bir oran değildir. Örnek veri.
Veri nereye gider
Documind kontrol edilmiş sonucu zaten kullandığınız sistemlere yazar.
-
SAP'ye yazılır - ERP'nize gönderilir
- Uyuşmayanlar muhasebe ekibine
- Arşivinize kaldırılır
API çağrısı veya webhook alabilen her sistem.
Hangi ekipler kullanır
-
Üretim
Müşteri siparişleri, tedarikçi faturaları, irsaliye fotoğrafları ve malzeme sertifikaları okunur, kontrol edilir ve ERP'nize yazılır.
-
Perakende ve tüketim ürünleri
Tedarikçi faturaları, ürün bilgi formları, iade e-postaları ve mağaza fotoğrafları okunur, kontrol edilir ve iş sisteminizde tamamlanır.
-
Lojistik ve dış ticaret
Rezervasyon e-postaları, teslim fotoğrafları ve navlun tabloları okunur, kontrol edilir ve iş sisteminizde tamamlanır.
Verileriniz sizde kalır
- Kendi sunucularınızda çalışır. Hiçbir şey dışarıdaki bir yapay zeka hizmetine gönderilmez.
- İnternet olmadan, sahibi olduğunuz yapay zeka modelleriyle çalışır.
- Her adım kaydedilir ve sonradan değiştirilemez. Denetçiler kimin neyi ne zaman onayladığını görür.
- GDPR ve KVKK ile uyumlu
- SOC 2 Type II süreci devam ediyor
Sık sorulan sorular
Veri olarak gelen e-faturalar ne olur?
Yapılandırılmış bir e-fatura zaten veri olarak gelir, bu yüzden Documind'ın onu yeniden okuması gerekmez. E-fatura bilgisini siparişiniz ve irsaliyeyle eşleştirir. Kâğıt, fotoğraf, e-posta ve yurt dışı faturaları önce okunur, sonra aynı şekilde eşleştirilir.
Yurt dışındaki tedarikçilerin faturalarını da işler mi?
Evet. Yurt dışından gelen PDF'ler, taramalar ve e-posta ekleri aynı kontrollerden geçer. Documind KDV numaralarını, para birimlerini ve banka bilgilerini okur. Her IBAN bir biçim kuralıyla kontrol edilir.
KDV veya toplam tutmazsa ne olur?
Matematik kuralı faturayı durdurur, fatura kaydedilmez. Fatura, nedeni ve iki sayıyla birlikte muhasebe ekibinize gider. Hiçbir hata sessizce geçmez.
Fatura SAP'ye veya ERP'mize nasıl girer?
Documind kontrol edilmiş faturayı SAP'ye yazar ya da ERP'nize API üzerinden gönderir. İsterseniz Excel veya PDF dosyası da alırsınız. Ekibiniz kayıttan önce her değeri görebilir.
Verilerimiz nerede tutulur?
Kendi sunucularınızda. Documind internet olmadan, sahibi olduğunuz yapay zeka modelleriyle çalışabilir. Hiçbir fatura dışarıdaki bir yapay zeka hizmetine gönderilmez. Documind GDPR ve KVKK ile uyumludur. SOC 2 Type II süreci devam ediyor.
Kaynaklar
- AB, Dijital Çağda KDV paketini 11 Mart 2025'te kabul etti. Sınır ötesi B2B satışlarda dijital raporlama 1 Temmuz 2030'da başlıyor. Avrupa Komisyonu, VAT in the Digital Age
Sürecinizi birlikte keşfedelim. İlk iş akışınızı demoda canlıya alalım.
Demoda tedarikçi faturalarının borç hesapları ekibinize bugün nasıl ulaştığına birlikte bakalım. Ardından ilk fatura iş akışınızı kendi sistemlerinizde canlıya alalım.
İlgili sayfalar
Karşılaştırmalar
Teknik ekip misiniz? API'yi ve kontrollerin nasıl çalıştığını görün