İş akışı · İK
Yeni çalışanlar evraklarını bir kez gönderir
Documind kimlik kartını, diplomayı ve banka yazısını kontrol eder, personel kaydını açar ve eksikleri ister. CV'ler işe alım ekibiniz için okunur.
Fotoğraf
Kimlik kartının telefon fotoğrafı
“Mutfak masasında çekilmiş, biraz yansıma var.”
Tarama veya faks
Taranmış diploma
“Üniversite diploması, mühürlü, Türkçe.”
E-posta metni
CV ekli e-posta
“Merhaba, satış pozisyonu için CV'm ekte. Teşekkürler, Burak”
Nasıl çalıştığını görün
Baştan sona tek bir örnek. Documind sorduğunda cevaba dokunun.
1 · Gelen kutusu
Zeynep Arslan
1 Kasım işbaşı için evraklarım
Merhaba, kimlik kartım, diplomam ve banka yazım ekte. Teşekkür ederim.
Ekler
- kimlik-on-yuz.jpg
- diploma.pdf
- banka-yazisi.pdf
2 · DOCUMIND
- E-postayı okur
- Kimlik kartı fotoğrafını okur
- Diploma taramasını okur
- Banka yazısını okur
- Kimlik numarası kuralıGeçti
- IBAN geçerliGeçti
- Üç evraktaki isimBir kişiye soruldu
DOCUMIND soruyor
Personel kaydına hangi isim yazılsın?
Bir çalışma arkadaşınız Zeynep Elif Arslan seçti
3 · Sistemleriniz
Personel kaydı açıldı
- Ad: Zeynep Elif Arslan
- Kimlik numarası: 123•••••901
- IBAN: TR33 •••• •••• •••• •••• 5026 07
- İşbaşı tarihi: 01.11.2026
- Eksik evrak istendi: ikametgah belgesi
- Evraklar özlük dosyasına kaydedildi
Metin olarak oku
- Yeni bir çalışandan kimlik kartı fotoğrafı, diploma taraması ve banka yazısıyla bir e-posta gelir.
- Documind e-postayı ve üç evrakı okur.
- Kimlik numarasını ve IBAN'ı matematik kurallarıyla kontrol eder. İkisi de geçer.
- Ad her evrakta aynı değil. Bu yüzden bir kişiye sorar.
- Bir çalışma arkadaşınız kimlik kartındaki isim olan Zeynep Elif Arslan'ı seçer.
- Personel kaydı açılır. Bir e-posta, eksik tek evrakı ister.
Ne gelir, neyi kontrol eder, nereye gider
1 · Ne gelir
- Kimlik kartının telefon fotoğrafı Fotoğraf
- Taranmış diploma Tarama veya faks
- CV ekli e-posta E-posta metni
2 · Neyi kontrol eder
-
TC kimlik numarası kontrol hanesi kuralını geçiyor.
Geçti 11 hanenin tamamı kimlik numarası matematik kuralını geçiyor. -
Banka yazısındaki IBAN geçerli.
Kural engelledi Bir rakam yanlış, bu yüzden IBAN matematik kuralını geçemiyor. Kaydedilmez. -
İsim kimlik kartında, diplomada ve banka yazısında aynı.
Bir kişiye soruldu Kimlik kartında ikinci bir ad var. Banka yazısında yok.
3 · Nereye gider
- Personel kaydı İK sisteminizde açıldı
- Eksik evraklar için e-posta gönderildi
Gelir · Okur · Kontrol eder · Emin değilse sorar · Yazar · Örnek veri
Ne kadar dikkatli olacağına siz karar verirsiniz
Daha dikkatli ayar, ekibinize daha çok soru demektir. Daha rahat ayar, kendi başına biten daha çok iş demektir. Yanlış cevaplar her iki durumda da engellenir.
- Kendi başına bitti
- 4
- Ekibinize soruldu
- 2
- Kural engelledi
- 1
- Kimlik numarası12345678901Kendi başına bitti
- Doğum tarihi14.06.1998Kendi başına bitti
- Diploma: okulAtlas ÜniversitesiKendi başına bitti
- Diploma: tarih28.06.2021Kendi başına bitti
- AdZeynep Elif ArslanEkibinize soruldu
- El yazısı telefon numarası0532 418 27 ?9Ekibinize soruldu
- IBANTR33 0006 1005 1978 6457 8413 27Kural engelledi
Bu bir çizimdir, ölçülmüş bir oran değildir. Örnek veri.
Veri nereye gider
Documind kontrol edilmiş sonucu zaten kullandığınız sistemlere yazar.
- İK veya bordro sisteminiz
- CV'ler için işe alım sisteminiz
- Özlük dosyasına kaydedilir
- Yeni çalışana eksik evrak e-postası
- Sorular İK ekibinize
API çağrısı veya webhook alabilen her sistem.
Hangi ekipler kullanır
-
Perakende ve tüketim ürünleri
Tedarikçi faturaları, ürün bilgi formları, iade e-postaları ve mağaza fotoğrafları okunur, kontrol edilir ve iş sisteminizde tamamlanır.
-
Üretim
Müşteri siparişleri, tedarikçi faturaları, irsaliye fotoğrafları ve malzeme sertifikaları okunur, kontrol edilir ve ERP'nize yazılır.
-
Sağlık
Hasta kabul formları, kart fotoğrafları, fakslı sevk yazıları ve faturalar okunur, kontrol edilir ve hasta kabul ile faturalama ekibinize yönlenir.
Verileriniz sizde kalır
- Kendi sunucularınızda çalışır. Hiçbir şey dışarıdaki bir yapay zeka hizmetine gönderilmez.
- İnternet olmadan, sahibi olduğunuz yapay zeka modelleriyle çalışır.
- Her adım kaydedilir ve sonradan değiştirilemez. Denetçiler kimin neyi ne zaman onayladığını görür.
- GDPR ve KVKK ile uyumlu
- SOC 2 Type II süreci devam ediyor
Sık sorulan sorular
Çalışan verileri Documind'da güvende mi?
Documind kendi sunucularınızda çalışır ve evraklar orada kalır. Hiçbir dosya dış bir yapay zeka hizmetine gönderilmez. Erişim kurallarını siz belirlersiniz, dosyaları yalnızca İK ekibiniz görür. Documind GDPR ve KVKK ile uyumludur.
Documind hangi adayın işe alınacağına karar verir mi?
Hayır. Documind CV'yi okur, adı, iletişim bilgilerini ve iş geçmişini işe alım sisteminize yazar. Kimseyi sıralamaz veya reddetmez. CV'leri işe alım ekibiniz okur ve karar verir.
Diplomanın gerçek olup olmadığını kontrol eder mi?
Hayır. Documind diplomayı okur ve adın diğer evraklarla aynı olduğunu kontrol eder. Diplomanın gerçek olup olmadığını denetlemez. Gerekirse ekibiniz bunu okula sorabilir.
Başka ülkelerin evraklarını okur mu?
Evet. Kimlik kartlarını, diplomaları ve banka yazılarını birçok dilde, el yazısı dahil, okur. Yerel kimlik numaraları ve IBAN'lar kontrol haneleriyle doğrulanır. é, ñ, ü gibi harfler yazıldığı gibi korunur.
Bir değerin doğru okunduğunu nasıl anlarım?
Üç farklı yapay zeka modeli her değeri okur ve oy birliğiyle aynı sonuca varmalıdır. Bir değere tıklayınca fotoğraf veya taramadaki tam yeri görürsünüz. Modeller uyuşmazsa ya da bir kural geçilemezse ekibinizden bir kişi karar verir.
Kaynaklar
- Paylaşımlı hizmet merkezlerinde finans, İK ve BT 2015'ten beri ilk üç ekiptir (Deloitte, 2021). Deloitte, Global Shared Services and Outsourcing Survey 2021
Sürecinizi birlikte keşfedelim. İlk iş akışınızı demoda canlıya alalım.
Demoda işe alım ve personel evraklarının İK ekibinize bugün nasıl ulaştığına birlikte bakalım. Ardından ilk İK iş akışınızı kendi sistemlerinizde canlıya alalım.
İlgili sayfalar
Sektörler
Karşılaştırmalar
Teknik ekip misiniz? API'yi ve kontrollerin nasıl çalıştığını görün