Mail Kutusundan ERP’ye: Lojistikte Konşimento Talimatı Otomasyonu
Özet: Lojistik firmaları her gün farklı formatlarda yükleme talimatları alıyor: rezervasyon talepleri, konşimento talimatları, hava kargo belgeleri, CMR’ler. Documind bu belgeleri okuyor, her değeri üç yapay zeka modeline kontrol ettiriyor ve sonucu ERP’nize veya TMS’inize yazıyor. Modeller aynı sonuca varmazsa veya bir kural geçmezse e-postayla bir kişiye soruyor. Sonuç: Daha hızlı işlem, daha az hata ve veri girişi yerine istisnalara odaklanan operasyon ekipleri.
Yükleme Talimatları Neden Zor İşleniyor?
Lojistik sektöründe deniz, hava veya kara taşımacılığı fark etmeden, benzer bir zorluk yaşanıyor: Yükleme talimatları farklı kaynaklardan, farklı formatlarda geliyor.
Operasyon ekipleri sürekli belge akışıyla karşı karşıya:
- Deniz: Konşimento talimatları, rezervasyon onayları, tehlikeli madde beyanları
- Hava: Hava konşimentosu talimatları, güvenlik beyanları, yükletici mektupları
- Kara: CMR taşıma belgeleri, teslimat emirleri, nakliye talimatları
Her müşteri kendi formatında belge gönderiyor. Bazıları düzenli PDF kullanırken, bazıları taranmış görüntü hatta fotoğraf gönderiyor. E-posta ekleri de farklılık gösteriyor; bazen tek bir talimat, bazen paketleme listeleri, sertifikalar veya tehlikeli ürün formlarıyla birlikte.
Üzerine ülke bazlı gereksinimleri de hesaba katınca (belirli varış noktaları için zorunlu vergi numaraları, özel adres formatları, güzergaha göre değişen uyumluluk alanları) manuel işlemler ölçeklenemeyen bir darboğaza dönüşüyor.
Documind’ın Rolü
Documind okuma ve kontrol işini üstleniyor: belgeleri sınıflandırma, veri çıkarma ve doğrulama. Sonucu ERP’nize veya TMS’inize yazabilir ya da sonraki adımlar için kendi otomasyonunuza (RPA, özel entegrasyon veya workflow araçları) verebilir.
Belge Sınıflandırma
Belgeler geldiğinde Documind neyle karşı karşıya olduğunuzu belirliyor:
- Bu ana yükleme talimatı mı yoksa destekleyici bir belge mi?
- Ekte tehlikeli madde beyanı var mı?
- İşaretlenmesi gereken geçersiz ek kombinasyonları var mı?
Sınıflandırma, her belgenin sonraki adımda nereye gideceğini belirliyor. Red yanıtları da göndericilere iletilebilir.
Yapılandırılmış Veri Çıkarma
Documind her belgeyi okuyor ve ihtiyacınız olan alanları çıkarıyor:
- Referans numaraları: Booking numarası, Konşimento numarası, AWB numarası, CMR numarası
- Taraflar: Gönderici (Shipper), Alıcı (Consignee), İhbar Tarafı (Notify Party) - birden fazla ihbar tarafı da destekleniyor
- Güzergah: Çıkış noktası, Varış noktası, Aktarma noktaları, Teslim Alma Yeri, Teslim Yeri
- Yük detayları: Konteyner/ünite numaraları, kap adetleri, brüt ağırlık, mal kodları, boyutlar
- Özel yükler: Tehlikeli madde sınıflandırmaları, sıcaklık gereksinimleri, büyük boyutlu yük ölçüleri
Farklı model ailelerinden üç yapay zeka modeli her alanı okuyor. Bir değer, ancak üçü de aynı sonuca vardığında ve kurallar geçtiğinde otomatik akıyor. Aksi halde e-postayla bir kişiye soruluyor.
İş Kuralı Doğrulaması
Veri ERP’ye gitmeden önce, Documind iş kurallarınıza göre doğrulama yapabilir:
- Taraf belirleme: Gönderici bir freight forwarder mı? E-posta alan adı gönderici adıyla eşleşiyor mu?
- Belge türü tespiti: Orijinal Konşimento mu, Deniz Taşıma Senedi mi, Express Release mı? Hava Konşimentosu mu, House AWB mi?
- Referans format kontrolü: Booking numaraları şirketinizin ön ek kurallarına uyuyor mu?
- Ülke bazlı gereksinimler: Varış ülkesi için zorunlu alanlar mevcut mu?
- Müşteri eşleştirme: Talimat mevcut bir müşteri kaydına bağlanabiliyor mu?
Kontrol sonuçları her değerle birlikte kaydediliyor. Bir değerin neden geçtiğini veya neden bir kişiye gönderildiğini görebilirsiniz.
Karmaşık Senaryoların Yönetimi
Lojistik belgelerinde uç durumlar kaçınılmaz. Documind bunları işliyor ve ilgili veriyi yüzeye çıkarıyor:
Tehlikeli Maddeler: UN numaraları, uygun taşıma adları, tehlike sınıfları, paketleme grupları ve acil durum iletişim bilgileri tüm taşıma modlarındaki DG beyanlarından çıkarılıyor.
Sıcaklık Kontrollü Yükler: Deniz taşımacılığında soğutuculu konteynerler veya hava kargoda sıcaklık kontrollü sevkiyatlar olsun, Documind sıcaklık ayarlarını, havalandırma gereksinimlerini ve kabul edilebilir aralıkları yakalıyor.
Büyük Boyutlu Yükler: Denizde ölçü dışı boyutlar, havada ağır/büyük boyutlu beyanlar ve karayolunda istisnai yük spesifikasyonları, hepsi sonraki işlemler için yakalanıyor.
Revizyonlar: Documind, daha önce işlenmiş bir talimatla aynı referans numarasına sahip bir belge işlediğinde, bunu revizyon olarak işaretliyor. Otomasyonunuz kopya oluşturmak yerine mevcut kayıtları güncelleyebilir.
İstisna Senaryoları
Bazı senaryolar her zaman insan değerlendirmesi gerektirmeli. Documind bunları belirliyor ve e-postayla doğru kişiye soruyor:
- E-posta metadata’sı ile belge içeriği arasında eşleşmeyen referans numaraları
- Belirli varış noktaları için kısıtlı yük türleri
- Rezervasyonla eşleşmeyen konteyner veya ünite özellikleri
- Varış ülkesi için eksik zorunlu alanlar
- Üç yapay zeka modelinin aynı sonuca varmadığı değerler
Bu durumların nasıl ele alınacağına siz karar veriyorsunuz: inceleme kuyruğuna alma, onaya gönderme veya belirli ekiplere iletme.
Sonuç
Yükleme talimatı iş akışınızda Documind kullandığınızda:
- İşlem süresi düşüyor: Okuma ve kontrol, elle yazmak yerine saniyeler sürüyor
- Hatalar azalıyor: Sistemlerinize çok daha az yazım ve aktarım hatası ulaşıyor
- Kapasite artıyor: Belgeler personel müsait olduğunda değil, geldiklerinde işleniyor
- Uyumluluk iyileşiyor: Ülke bazlı kurallar tutarlı şekilde doğrulanıyor
- Denetim kaydı oluşuyor: Her adım, alan bazlı kaynak referanslarıyla birlikte kayıt altında
Deniz, hava ve kara sevkiyatlarında günlük yüzlerce talimat işleyen lojistik operasyonları için bu, müşteri hizmetleri ve istisna yönetimine ayrılabilecek ciddi bir kapasite demek.
Yükleme Talimatı Sürecinizi Haritalamak İster misiniz?
Sürecinizi bizimle haritalayın. Demoda ilk iş akışınızı, gelen kutusundan ERP’nize veya TMS’inize kadar canlıya alalım.
Muhammet Aksoy
Documind kurumsal içerik iş akışlarını otomatikleştirir: ekiplerinize gelen içeriği okur, kontrol eder ve işi sistemlerinizde tamamlar.