Documind ile Gümrük Evrakları Nasıl Otomasyona Hazır Hale Getirilir?
Cuma günü saat 15:00. Gümrük müşaviriniz acil bir sevkiyat bildirimi aldı: 47 kalem ürün, üç farklı menşe ülkesi ve gemi Pazartesi sabahı limana yanaşıyor. İhracatçı taranmış bir EUR.1, telefonla çekilmiş el yazısı bir çeki listesi ve PDF formatında bir ticari fatura göndermiş. Hepsi aynı e-posta zincirinde, konu satırında “ACİL” yazıyor.
Tanıdık geldi mi?
Belge Havuzu
Uluslararası ticaret kağıt üzerinde yürüyor. Sınır geçen her sevkiyat, kusursuz şekilde uyumlu olması gereken bir belge zinciri taşıyor: menşeler eşleşmeli, değerler tutmalı, sınıflandırmalar doğru olmalı.
EUR.1 Dolaşım Belgeleri AB ticaret anlaşmalarında tercihli tarife oranlarını açar. A.TR belgeleri malların Türkiye-AB gümrük birliği ticaretinde serbest dolaşımda olduğunu kanıtlar. Ticari faturalar işlem değerlerini belirler. Çeki listeleri içerikleri detaylandırır. Menşe şehadetnameleri malların nerede üretildiğini doğrular. Gümrük beyannameleri her şeyi sınır yetkilileri için bir araya getirir.
Her belge türünün kendi formatı, kendi zorunlu alanları, kendi doğrulama kuralları var. Ve her ticaret ortağı bunları farklı gönderiyor: bir tedarikçiden düzenli PDF, diğerinden telefon fotoğrafı, bir başkasından fakslanmış kopya.
Geleneksel yaklaşım? Birisi her eki manuel olarak açar, belgeyi okur, ilgili verileri gümrük sistemine yazar, diğer belgelerle çapraz kontrol yapar ve üç ay sonra denetime yol açacak GTİP kodunda yazım hatası yapmadığını umar.
Documind ile Ne Değişiyor
Documind, gelen kutunuz ile gümrük sistemleriniz arasında konumlanıyor. Belgeler geldiğinde üç şey oluyor:
Sınıflandırma. Sistem her belgenin ne olduğunu tanımlıyor. O bulanık ek? Ticari fatura değil, EUR.1. İkinci PDF? Ayrı işlem gerektiren tehlikeli madde beyanı. Belgeler kimse dokunmadan önce sıralanıyor.
Çıkarım. Yapılandırılmış veri çıkıyor: GTİP kodları, taraf isimleri, değerler, miktarlar, menşe ülkeleri, sertifika numaraları. Bir metin duvarı olarak değil, sistemlerinizin tüketebileceği temiz alanlar olarak. Her alan bir güven skoru taşıyor; yüksek güvenli olanlar otomatik akıyor, düşük güvenli olanlar inceleme için işaretleniyor.
Doğrulama. Veri alt sistemlere geçmeden önce kontrol ediliyor. Beyan edilen menşe sertifika türüyle uyuşuyor mu? Faturadaki miktarlar çeki listesiyle tutuyor mu? Varış ülkesi için tüm zorunlu alanlar mevcut mu? Sorunlar sınırda sevkiyat beklerken değil, hemen yüzeye çıkıyor.
Çıktı yapılandırılmış JSON veya XML, ERP’niz, gümrük müşavirliği yazılımınız veya RPA iş akışlarınız için hazır. Documind belge zekasını üstleniyor; mevcut otomasyonunuz gerisini hallediyor.
Tercihli Vergi Oranları
Doğru belgeyle ciddi vergi avantajları elde edebilirsiniz. Ama hangi belge, hangi güzergah için geçerli?
Türkiye-AB arasında A.TR veya EUR.1, Vietnam’dan Avrupa’ya STA sertifikası, gelişmekte olan ülkelerden Form A… Her güzergahın kendi kuralı var. Yanlış sertifika veya eksik alan, tercihli oranı kaybetmeniz demek.
Documind her sertifika türünden doğru alanları çıkarıyor: menşe beyanları, geçerlilik tarihleri, yetkili imzalar. Tercihli oran için gerekli veriler sisteminize hazır şekilde ulaşıyor.
İnsan Gözü Gereken Durumlar
Her belge otomatik akmıyor, akmamalı da. Bazı durumlar uzman değerlendirmesi gerektiriyor: şüpheli görünen bir fatura değeri, süresi dolmak üzere olan bir sertifika, tutarsız menşe bilgisi.
Documind bu durumları işaretliyor, ekibiniz karar veriyor. Amaç her şeyi otomatikleştirmek değil; rutin işleri otomatikleştirip uzmanların gerçekten uzmanlık gerektiren vakalara odaklanmasını sağlamak.
Düzinelerce kalemli faturalar satır satır çıkarılıyor. Parçalı sevkiyatlar referans numarasıyla eşleştiriliyor. Düzeltilmiş belgeler güncelleme olarak tanınıp değişen alanlar vurgulanıyor.
Önemli Rakamlar
Belge otomasyonu kullanan gümrük müşavirleri tutarlı kalıplar raporluyor:
İşlem süresi beyanname başına 15-20 dakikadan veri hazırlığı için 2 dakikanın altına düşüyor. Çıkarımın kendisi saniyeler sürüyor; kalan süre işaretlenen kalemlerin insan incelemesi.
Hata oranları önemli ölçüde düşüyor. Manuel aktarım hatalar getiriyor: GTİP kodunda yer değiştirmiş bir rakam, yanlış yazılmış bir alıcı adı, yanlış para birimi alanına girilen bir değer. Yapılandırılmış çıkarım aktarım hatalarını tamamen ortadan kaldırıyor.
Vergi optimizasyonu iyileşiyor. Tercihli sertifikalar doğru ve tutarlı işlendiğinde, meşru vergi tasarrufları talep ediliyor. Zaman baskısı altında manuel işlendiğinde fırsatlar kaçırılıyor.
Denetim hazırlığı otomatik hale geliyor. Her çıkarım güven skorları, kaynak referansları ve doğrulama sonuçları içeriyor. Gümrük makamları aylar sonra soru sorduğunda, denetim izi mevcut.
Başlarken
Documind tüm büyük ticaret güzergahları ve sertifika türlerinde gümrük belgelerini işliyor. Entegrasyon noktası basit: belgeler giriyor, yapılandırılmış veri çıkıyor.
Mevcut sistemleriniz (ister gümrük müşavirliği platformu, ister ERP, ister özel otomasyon olsun) çıktıyı tüketiyor. İş akışlarınızı, iş kurallarınızı, istisna yönetimi süreçlerinizi koruyorsunuz. Documind her şeyi hızlandıran belge zekası katmanını ekliyor.
Günlük yüzlerce beyanname işleyen gümrük müşavirleri, karmaşık çok menşeli tedarik zincirleri yöneten ithalatçılar, birden fazla pazarda tercihli anlaşmalarda gezinen ihracatçılar için: belge işleme kadro artırmadan böyle ölçekleniyor.